¿Qué puede deducirse el autónomo en su declaración?

Hoy, desde Gestorum queremos hablaros sobre los gastos deducibles de los trabajadores por cuenta propia. Si eres un recién llegado al mundo del autónomo y quieres guiarte y conocer cuáles son los gastos deducibles del autónomo o todos estos trámites te dan dolor de cabeza, confía en una asesoría y gestoría de calidad como Gestorum.

Existen una serie de gastos deducibles directamente relacionados con las actividades profesionales. Estos podrán incluirse en la declaración del autónomo.

Tras un año marcado por la pandemia, llega la campaña de la declaración de la renta. Muchas de las prestaciones que han recibido los trabajadores por cuenta propia les supone una cuestión a la hora de incluirlas en la declaración de la renta. Lo mismo pasa con las ayudas percibidas.

Requisitos para que un gasto sea deducible

Para que un gasto pueda ser deducible, Hacienda nos pide que cumpla tres requisitos fundamentales:

1. Deben estar vinculados a la actividad: los gastos que el autónomo se deduzca deben estar afectos a la actividad, deben ser necesarios para la realización de la misma.
2. Deben estar justificados convenientemente: con facturas, aunque para algunos gastos concretos se permite sin este documento, como en el caso de los seguros.
3. Deben estar registrados contablemente: en la contabilidad del autónomo.

El criterio más subjetivo es el primero, ya que Hacienda puede pedirnos justificación de que un gasto concreto es realmente para el desarrollo de la actividad y no para la vida privada del autónomo. Por ejemplo con el teléfono móvil, la gasolina del coche, etc.

¿Cuáles son los gastos deducibles del autónomo? ¿Qué me puedo deducir como autónomo?

En este contexto, existe una serie de gastos que están relacionados de manera directa con las actividades económicas de un profesional. Estos gastos, mayoritariamente son deducibles, y son los siguientes:

• En primer lugar, contamos con la cuota de autónomos. Es un gasto deducible del IRPF.
• El alquiler de los locales o oficinas de la activad profesional también es deducible. Este gasto se pude deducir por el IPRF y el IVA. Sin embargo, en esta campaña de la declaración de la renta, también se puede deducir la parte proporcional de la vivienda destinada al teletrabajo, ya que ha sido la practica más habitual durante esta pandemia.
• Todo lo considerado suministros es un gasto deducible. En el caso de los locales y/ oficinas, los gastos por suministros de deducen al 100%. En el caso de teletrabajo, Hacienda establece que solo puede deducirse el 30%. Además, habrá que indicar a la Agencia Tributaria que el trabajo se ha realizado de forma remota, y por otro lado, la factura debe estar a nombre del autónomo.
• En el caso de los gastos de teléfono y conexión a internet, si pertenecen al establecimiento de trabajo, podrán deducirse al 100%. Si, por el contrario, el autónomo esta realizando teletrabajo, deberá contra con líneas exclusivas para su actividad económica para poder deducir estos gastos.
• Los elementos utilizados para el desarrollo de la actividad económica, como son los bienes y materiales, se reconocerán como consumo de explotación. Estos se deducen del IRPF e IVA.

• Por otro lado, la compra y reparación de bienes de inversión, sus gastos se pueden deducir del IVA. El IRPF de este tipo de bienes, la ley obliga a que se amorticen, por lo que los gastos también serán deducibles del IRPF.
• Los seguros contratados para la actividad profesional se podrán deducir.
• Los gastos de asesorías y gestorías de los trabajadores por cuenta propia también pueden deducirse. En este punto se incluyen los servicios comerciales, economistas, de abogados, etc.
• Tanto los intereses por préstamos, como las comisiones bancarias por cuentas o tarjetas, en resumen, los gastos financieros, son deducibles en la declaración.
• Del IBI y la tasa de basuras se puede deducir la parte proporcional del espacio dedicada a la actividad profesional.
• A cerca del marketing, todo aquello que se destine a publicidad y campañas de marketing, es deducible del IVA e IRPF. Se incluyen los gastos tanto de publicidad online como la física tradicional. En la creación como en el mantenimiento de páginas web, los gastos también son deducibles.
• En lo referido a la gestión de clientes y proveedores, como es el merchandising, los gastos pueden deducirse del IVA e IRPF, sin embargo, solo pueden sumar el 1% de la facturación como máximo.
• Los gastos procedentes de tener empleados a cargo dentro de una actividad económica, también se deducen: cotizaciones, seguros, formación, etc.
• Atendiendo a la normativa, en lo que se refiera a las manutención y dietas, solo se podrá deducir un máximo de 26,67 euros al día, en España. En el extranjero asciende a 48,08 euros el día. Por otro lado, en hospedajes nacionales la cantidad es de 54,34 euros el día, y en el extranjero de 91,35 euros el día.
• Los gastos por desplazamientos, sin tener en cuenta el tipo de transporte que se utilice, serán deducibles siempre y cunado sean con fines puramente laborales. Si el vehículo es de empresa, y únicamente se utiliza para ello, se deduce, hasta el combustible, en IVA e IRPF. En el caso de que el vehículo se utilice también con fines personales, solo se deducirá el 50% del IVA.

Gastos no deducibles

Al igual que hay gastos deducibles para el autónomo, existen otros gastos que son NO deducibles:

• Multas y sanciones.
• Pérdidas en el juego.
• Gastos de personas residentes en paraísos fiscales.
• IVA soportado que sea deducible en la declaración del IVA.

Gastos especiales

Existen también gastos considerados “especiales” por la dificultad de justificar su vinculación con la actividad y en los que Hacienda cada vez es más exigente en su justificación:

• Oficina en una vivienda: si alquilas o compras un local u oficina para tu actividad, deberás comunicárselo a Hacienda indicando el porcentaje dedicado a la actividad. Los gastos vinculados a la vivienda se podrán deducir en el mismo porcentaje.

Si el domicilio es alquilado, Hacienda te pedirá un contrato y una factura de alquiler diferenciada para la actividad, que deberá ir con IVA. Esto suele ser un problema ya que obliga al arrendador a declarar e ingresar IVA trimestralmente.

• Teléfono móvil: la Ley de Reformas Urgentes de los Autónomos permite la deducción de hasta el 20% de los gastos de telefonía. Si tienes dos líneas, la particular y la profesional podrás imputar el 100% de la factura profesional.
• Vestuario y uniforme: sólo se permite gasto en ropa de trabajo, o prendas con el logo de la organización.

El caso de los artistas permite alguna deducción mayor.

• Gastos de viajes y comidas profesionales: el autónomo puede deducirse los gastos de desplazamiento como el avión, el tren, barco, etc.. así como hoteles y manutención durante el viaje, eso sí, deberá acreditarse el carácter profesional del viaje, es probable que Hacienda no acepte un viaje en fin de semana si este no está perfectamente acreditado.

Es importante que lleves una agenda con la justificación de las comidas profesionales y los viajes, así, ante una posible inspección podrás justificar los gastos.

• Vehículo particular en uso profesional: sólo se admite la deducción del vehículo particular y los gastos del mismo a los autónomos en el epígrafe de transporte de viajeros, mercancías, actividades comerciales y enseñanza de conductores.

¿Qué pasa con las ayudas por la pandemia?

Si el trabajador autónomo ha solicitado la prestación por cese de activad, esto deberá estar indicado en los rendimientos de trabajo. Si el negocio ha retomado su actividad, esto no afectará a la declaración.

“El importe total recibido por cese de actividad se hará contestar en la declaración de la renta, en el apartado de rendimientos del trabajo”, explica Sebastián Olvera, country mánager de TaxScouts en España.

Por otro lado, el resto de las ayudas, se considerarán rendimientos de la actividad económica. Los empleados a cargo, que estén en ERTE, no afectarán a la declaración del autónomo.