¿Cómo hacer una factura? Datos obligatorios en las facturas
Antes de comenzar a facturar a nuestros clientes, debemos saber cómo hacer una factura y los datos obligatorios en las facturas
Cuando ponemos en marcha nuestra empresa, facturar a nuestros clientes por los servicios y productos que vendemos u ofrecemos en nuestra actividad, es una de las tareas más importantes.
Por ello, en este artículo te contamos qué es una factura y, a continuación, te ofrecemos todos los detalles sobre cómo hacer una factura y cuáles son los datos obligatorios en las facturas.
Índice
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento que informa de todas aquellas transacciones que se hayan producido en una actividad, por ejemplo, la venta de productos o la prestación de servicios.
Suponen una prueba de que esta venta se esta realizando de forma legal.
¿Cómo se hace una factura?
Anteriormente, el sistema tradicional por el que se realizaba la facturación de una empresa era mediante las facturas en papel, que se enviaban por correo postal o se entregaban a los clientes en sus establecimientos. Por lo general, estas facturas quedaban plasmadas en el libro de facturas.
En la actualidad, con los cambios que han traído las nuevas tecnologías, la forma de facturar de los autónomos y las pymes ha evolucionado y es posible realizarlas a través de hojas de cálculo Excel o mediante softwares de facturación, que optimizan el tiempo que tarda un autónomo o empresario en facturar.
Datos obligatorios en las facturas
Por otro lado, a la hora de facturar a nuestros clientes, lo más importante es conocer bien cómo se hace una factura y, para ello, es necesario tener en cuenta, en primer lugar, cuáles son los datos obligatorios en las facturas.
Existen una serie de datos que siempre deben aparecer en la factura:
- Número de factura, que seguirá una numeración correlativa.
- Fecha de emisión de la factura
- Fecha de vencimiento de la factura, que señala el plazo para su pago
- Datos fiscales del emisor
- Datos fiscales del cliente
- Concepto
- Tipo impositivo aplicado
Número de factura
Este es el dato más importante de facturación. Todas las facturas deben estar numeradas y debemos seguir una numeración correlativa.
Con el objetivo de tener ordenada la facturación, crearemos series de numeración (prefijos con los que identificaremos un conjunto de facturas). Es decir, para todas las facturas emitidas en 2020, deberíamos utilizar la serie de numeración 2020/.
Por tanto, la numeración anual quedaría así:
- Para la primera factura: 2020/1
- Para la segunda factura: 2020/2
- Y así continuamente
No obstante, no es obligatorio cambiar la serie de numeración cada año, pero sí recomendable, para tener un control más claro sobre las mismas.
Con Facturalia, podrás crear todas las series de numeración que necesites, sin ningún tipo de límite.
Fecha de emisión de la factura
La fecha de emisión es obligatoria en todas las facturas.
Fecha de vencimiento de la factura, que señala el plazo para su pago
Este dato no es estrictamente obligatorio, pero sí necesario, ya que, gracias a la fecha de vencimiento, pondremos una fecha límite para que nuestro cliente pague por el servicio que hemos prestado o el producto que hemos vendido. Nos ayudará a controlar el estado de pago de nuestra factura.
Datos fiscales del emisor
Los datos fiscales son necesarios para que una factura cuente con validez. Los datos fiscales son la información que nos identificará como empresa o autónomo.
Son nuestra acreditación ante Hacienda y los datos que presentamos a los clientes y los proveedores. Se componen de:
- Nombre del autónomo o nombre fiscal de la empresa
- Número de Identificación Fiscal o Código de Identificación Fiscal
- Domicilio fiscal
- Código Postal
- Población
- Teléfono
- Correo electrónico
Cuando generamos una factura, deberemos añadir los datos fiscales. No obstante, a pesar de que es muy recomendable añadir el máximo número de datos fiscales posible, los únicos obligatorios son:
- Nombre y apellidos del autónomo o nombre fiscal de la empresa
- CIF o NIF
- Domicilio o dirección fiscal
Datos fiscales del cliente
En el caso de los datos fiscales del cliente ocurre de igual manera que con los datos fiscales del emisor.
Concepto
El concepto sirve para especificar los productos o servicios por los que estamos generando esta factura. Para cada factura debemos añadir el producto o servicio, el precio del producto sin aplicar el tipo impositivo, la cantidad de productos y el tipo impositivo.
Tipo impositivo aplicado
Estos son los impuestos que se aplican por cada concepto que aparece en la factura. Para cada uno especificaremos el tipo de IVA que se aplica para dicho producto o servicio.
¿Cuándo es obligatorio emitir una factura?
Ahora que ya conoces cuáles son los datos obligatorios en las facturas, vamos a ver cuándo y en qué casos es obligatorio emitir facturas a nuestros clientes.
Todos los autónomos y empresarios tienen la obligación de facturar y emitir facturas, incluso cuando las operaciones están exentas de impuestos o se han realizado pagos previos. Además, también es obligatorio conservar todas las facturas, tanto las que emitimos como las que recibimos.
Así, tienen la obligación de facturar todos los empresarios y autónomos están obligados a emitir facturas cuando:
- Su cliente sea otro autónomo o empresario.
- Su cliente, aunque sea particular, solicite la factura para fines tributarios
- A no ser que la tienda sea libre de impuestos, es obligatorio emitir factura para exportar bienes que están exentos de IVA.
- En caso de operaciones intracomunitarias.
- Si su cliente pertenece a la Administración pública o se trata de una persona jurídica que no sea empresario o autónomo.
- Para vender bienes de montaje o instalación antes de ponerse a disposición en el territorio donde se aplica el impuesto.
- En caso de ventas que se lleven a cabo a distancia y también aquellas que se encuentren sujetas a impuestos especiales.
- El emisor de la factura siempre debe guardar una copia y entregarle otra a su cliente.
No obstante, en algunos regímenes de IVA, no siempre es obligatorio emitir facturas:
- Se trata de operaciones exentas de IVA
- Las que hayan llevado a cabo empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia.
- Las realizadas por empresarios o autónomos que se encuentren en régimen simplificado del IVA, a no ser que que la determinación de las cuotas devengadas se realice en atención al volumen de ingresos.
- Las expedidas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.
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