¿Qué es una factura electrónica? Ventajas e inconvenientes

Entre los distintos tipos de factura que existen, encontramos la factura electrónica, pero ¿qué es y qué ventajas e inconvenientes tiene? Te contamos todo lo que debes saber sobre la factura electrónica.

¿Qué es una factura electrónica?

Antes de conocer qué ventajas tiene la factura electrónica, debemos saber que es un tipo de factura que justifica la entrega de un bien o la prestación de un servicio, del mismo modo que lo hace la factura tradicional, con la diferencia de que se expide y se recibe en formato electrónico.

Está regulada por el Real Decreto 1619/2012 y tiene los mismos efectos que una factura en papel.

¿Qué normativa se aplica con este tipo de factura?

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento en el que se regulan las obligaciones de facturación es la normativa que se aplica a este y a todos los tipos de factura.

¿Quién está obligado a presentar factura electrónica?

Debido a las ventajas que ofrece una factura electrónica, se prevé que la facturación electrónica obligatoria entre en vigor en 2023 para grandes empresas y en 2025 para pymes y autónomos.

Actualmente, no siempre es obligatorio, ya que hay casos en los que, si la cuantía es inferior a 5.000 euros, todavía se permite la factura en papel. No obstante, desde 2015, todas las facturas dirigidas a las Administraciones públicas deben ser electrónicas.

Requisitos de las facturas electrónicas

Existen una serie de requisitos para comenzar a emitir facturas electrónicas, pero son similares a los de las facturas en papel y deben incluir lo siguiente:

• El número y serie de la factura, que debe ser correlativa.
• La fecha de emisión
• La fecha de la operación
• Denominación social de la empresa emisora y receptora.
• El número de identificación fiscal
• Domicilio fiscal
• Operaciones o concepto de la factura
• Base imponible, tipo impositivo de IVA y retención de IRPF
• Cantidad total de la factura al sumar base imponible e IVA y restarle el IRPF.

¿Cómo se hace una factura electrónica?

Esto dependerá, en gran parte, del software de facturación que utilice la empresa. Desde Gestorum, debido a las grandes ventajas de una factura electrónica, te recomendamos comenzar a realizar este tipo de facturas.

En este caso, encontramos tres sistemas distintos para emitir este tipo de facturas:

• Aplicación informática para generar facturas electrónicas
• Con un intermediario, prestador de servicios de facturación electrónica.
• Auto facturación

Tipos de factura electrónica

Dependiendo del formato de esta, la factura electrónica puede ser de dos tipos:

• Factura electrónica en formato estructurado: estas facturas contienen datos y pueden ser creadas automáticamente por las plataformas de facturación que utilicen los emisores.
• Factura electrónica en formato no estructurado: se trata de una imagen que requiere de intervención para poder ser procesada.

Beneficios de la factura electrónica

El ahorro es una de las principales ventajas que ofrecen este tipo de facturas. Entre los motivos que hacen posible el ahorro encontramos:

• • Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
  • Ahorro en el gasto de papelería.
  • Facilidad en los procesos de auditoría.
  • Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
  • Menor probabilidad de falsificación.
  • Agilidad en la localización de información.
  • Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
  • Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
  • Reducción de costes.
  • Mejora de la eficiencia.
  • Aumenta la seguridad documental.
  • Reducción en tiempos de gestión.
  • Mayor agilidad en la toma de decisiones.

La factura electrónica permite que instituciones, empresas y profesionales dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por la versión electrónica del documento tributario.

Inconvenientes de la factura electrónica

A pesar de que la factura electrónica cuenta con un gran número de ventajas, cabe destacar también algunos inconvenientes.

• No todas las pymes han adoptado ya la facturación electrónica, por lo que puede haber poca penetración con clientes
• No hay herramientas para los ciudadanos, lo que provoca desconocimiento
• Desigual implantación en las Administraciones Públicas
• Interoperabilidad de los sistemas de facturación, tanto nacional como internacionalmente.

Ahora que ya conoces las ventajas de una factura electrónica, si quieres comenzar a emitir este tipo de facturas, no dudes en contactar con una gestoría que te guíe en el proceso y te ofrezca acceso a los mejores softwares de facturación.