Qué es una factura y para qué sirve

Una de las tareas más importantes (y necesarias) que deben realizar los autónomos es facturar. Por ello es importante saber qué es una factura, para qué sirve y los distintos tipos de factura que existen: Factura simplificada, factura recapitulativa, etc.

Cuando eres empresario o autónomo, una tarea fundamental es facturar para poder rentabilizar tu negocio, pero ¿qué es una factura y cómo se hace?

A continuación, te contamos todo lo que debes saber sobre lo que implica facturar.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que informan de la venta de un producto o la prestación de un servicio. Así, se convierten en pruebas tangibles de la realización de una transacción comercial de forma legal.

¿Quién está obligado a facturar?

Todos los autónomos y empresarios tienen la obligación de facturar y emitir facturas, incluso cuando las operaciones están exentas de impuestos o se han realizado pagos previos.

¿Para qué sirve una factura?

Una factura sirve para demostrar la relación o transacción comercial que se ha producido entre dos partes por la venta de un producto o servicio.

¿Cómo se hace una factura? 

Para saber cómo se hace una factura, debemos conocer cuáles son los datos obligatorios en ellas.  Existen ciertos datos que siempre deben aparecer en la factura: 

• Número de factura, que seguirá una numeración correlativa.
• Fecha de emisión de la factura
• Fecha de vencimiento de la factura, que señala el plazo para su pago
• Datos fiscales del emisor
• Datos fiscales del cliente
• Concepto
• Tipo impositivo aplicado

Número de factura

Este es el dato más importante de facturación. Todas las facturas deben estar numeradas y debemos seguir una numeración correlativa. 

Con el objetivo de tener ordenada la facturación, crearemos series de numeración (prefijos con los que identificaremos un conjunto de facturas). Es decir, para todas las facturas emitidas en 2020, deberíamos utilizar la serie de numeración 2020/. 

Por tanto, la numeración anual quedaría así: 

• Para la primera factura: 2020/1
• Para la segunda factura: 2020/2 
• Y así continuamente

No obstante, no es obligatorio cambiar la serie de numeración cada año, pero sí recomendable, para tener un control más claro sobre las mismas.

Con Facturalia, podrás crear todas las series de numeración que necesites, sin ningún tipo de límite. 

Fecha de emisión de la factura

La fecha de emisión es obligatoria en todas las facturas. 

Fecha de vencimiento de la factura, que señala el plazo para su pago

Este dato no es estrictamente obligatorio, pero sí necesario, ya que, gracias a la fecha de vencimiento, pondremos una fecha límite para que nuestro cliente pague por el servicio que hemos prestado o el producto que hemos vendido. Nos ayudará a controlar el estado de pago de nuestra factura.

Datos fiscales del emisor

Los datos fiscales son necesarios para que una factura cuente con validez. Los datos fiscales son la información que nos identificará como empresa o autónomo. 

Son nuestra acreditación ante Hacienda y los datos que presentamos a los clientes y los proveedores. Se componen de: 

• Nombre del autónomo o nombre fiscal de la empresa
• Número de Identificación Fiscal o Código de Identificación Fiscal
• Domicilio fiscal
• Código Postal
• Población
• Teléfono
• Correo electrónico

Cuando generamos una factura, deberemos añadir los datos fiscales. No obstante, a pesar de que es muy recomendable añadir el máximo número de datos fiscales posible, los únicos obligatorios son: 

• Nombre y apellidos del autónomo o nombre fiscal de la empresa
• CIF o NIF
• Domicilio o dirección fiscal

Datos fiscales del cliente

En el caso de los datos fiscales del cliente ocurre de igual manera que con los datos fiscales del emisor. 

Concepto

El concepto sirve para especificar los productos o servicios por los que estamos generando esta factura. Para cada factura debemos añadir el producto o servicio, el precio del producto sin aplicar el tipo impositivo, la cantidad de productos y el tipo impositivo.

Tipo impositivo aplicado

Estos son los impuestos que se aplican por cada concepto que aparece en la factura. Para cada uno especificaremos el tipo de IVA que se aplica para dicho producto o servicio. 

Si eres autónomo o empresario y quieres “olvidarte” de facturar, te recomendamos que cuentes con una asesoría contable y fiscal que cuente con profesionales y un software de facturación para que se ocupe de todo el proceso.

¿Qué tipos de facturas existen?

En este artículo encontrarás todos los tipos de factura que existen, con sus características y funciones, pero a continuación te las resumimos para que empieces a conocer más sobre cómo facturar.

Factura completa

Por lo general, este es el tipo de factura más común.

Deben contar con los datos obligatorios mencionados en el apartado anterior para poder ser consideradas “válidas”.

Factura simplificada

La factura simplificada es una factura que, al no contener los datos necesarios para ser una factura completa, pero si una serie de datos mínimos, se considera factura simplificada.

Estas facturas solo contienen los datos del emisor, no los del receptor y pueden desglosar el IVA o no hacerlo.

Factura de actividad

Esta factura está relacionada con la compraventa de productos o servicios a terceros. Es la más común entre autónomos y pequeñas y medianas empresas.

Factura rectificativa

Se trata de una factura que corrige una factura anterior con errores o falta de datos, también se puede utilizar para recuperar el IVA de las facturas no cobradas.

Factura recapitulativa

La Factura Recapitulativa es un tipo de factura que permite agrupar todas las operaciones, de compraventa de productos o de prestación de servicios, de un mismo cliente o proveedor y dentro de un mes natural.

Este tipo de factura debe cumplir los mismos requisitos de una factura normal, eso sí, recogerán las operaciones de un cliente en un mes natural, buscando una eficiencia en la gestión de estas.

Factura proforma

Se trata de un documento, de carácter comercial, con el que se ofrece toda la información de una transacción. En esta factura se incluye la descripción del producto, los detalles del producto, etc.

Factura de suplido

Un gasto suplido es el que una empresa o un profesional asume a cuenta de un tercero, que lo paga en nombre del cliente y que este después lo liquidará.

Así pues, el suplido es un gasto que asume un profesional o empresa, que lo paga, para después ser abonado por el cliente final.

Autofactura

La autofactura o la facturación por destinatario, es la factura realizada por el propio cliente por la compra de un producto o servicio a un tercero.

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es un tipo de factura que se emite y recibe en formato electrónico. Tiene la misma validez que una factura en papel y, del mismo modo que la factura habitual, supone un justificante de la transacción. 

Existen dos tipos de factura electrónica según su formato:

• Factura electrónica en formato estructurado
• Factura electrónica en formato no estructurado

Si deseas más información sobre la facturación y sobre cualquier otro trámite, no dudes en consultar nuestro blog, con toda la información para autónomos y pymes.