Las obligaciones de los autónomos

Parte II: Contables, de cotización y específicas

Debes saber que los autónomos, según su tipo, tienen una serie de obligaciones comunes. Desde el pago de la Seguridad Social por el RETA, pasando por la presentación de impuestos y la contabilidad, hasta la comunicación del comienzo de la actividad y cualquier modificación de esta en Hacienda.

Obligaciones de cotizacion

Obligaciones contables

Las obligaciones contables de un autónomo están enfocadas a llevar un registro de facturas para poder después cumplir con las obligaciones fiscales.

Estas obligaciones se materializan en cuatro libros:

Libro de registro de las facturas emitidas, este libro no es más que un listado de todas las facturas emitidas, por orden cronológico, y con los siguientes datos:

  • Número de factura.
  • Fecha de factura.
  • Cliente de la factura.
  • Base imponible (BI).
  • Tipo de IVA (4%, 10% ó 21%).
  • Importe del IVA.
  • Retención de IRPF (si hubiese).


Libro de registro de facturas recibidas
: este libro es un listado de facturas recibidas que refleja compras tanto de servicios como de bienes obtenidos por el autónomo para el desarrollo de su actividad. Los datos que debemos listar son:

  • Número de factura.
  • Fecha de factura.
  • Proveedor de la factura (con CIF/NIF).
  • Base imponible (BI).
  • Tipo de IVA (4%, 10% ó 21%).
  • Importe del IVA.
  • Retención de IRPF (si hubiese).


Libro de registro de bienes de inversión
: este libro es un listado de facturas recibidas que refleja aquellos bienes que ha comprado el autónomo y que se considera que no se van a consumir durante el ejercicio.

  • Por cada bien individualizado se registrará:
  • Número de factura.
  • Fecha de factura.
  • Proveedor de la factura (con CIF/NIF).
  • Base imponible (BI).
  • Tipo de IVA (4%, 10% ó 21%).
  • Importe del IVA.
  • Retención de IRPF (si hubiese).
  • La fecha del comienzo de su utilización.
  • La prorrata anual definitiva.
  • La regularización anual, si procede, de las deducciones.


Libro de registro de gastos
: este libro recoge SOLO los gastos que no tengan factura, como tickets, justificantes de pago, cuota de la Seguridad Social, etc. La agencia Tributaria permite su deducción, siempre que estén afectos a la actividad, pero no nos permitirá la desgravación del IVA asociado.

Además, si eres autónomo profesional y recibes pagos a cuenta y/o realizas suplidos para tus clientes, deberás contar con el libro de registro de provisiones y suplidos:

  • Provisiones de fondos: las cantidades entregadas a cuenta por los clientes por el pago de los servicios contratados a los profesionales autónomos.
  • Los gastos suplidos: gastos que los profesionales autónomos realizan y pagan por cuenta o en nombre de sus clientes.

En algunos casos están obligados a llevar los siguientes libros:

  • Si hay amortizaciones debe llevarse el libro de registro de bienes de inversión.
  • Si el rendimiento neto se calcula sobre el volumen de operaciones, deberá llevarse el libro de registro de las facturas emitidas.


Obligaciones Seguridad Social

Los autónomos tienen obligación de cotizar desde el primer día de inicio de su actividad. Esta obligación de pago se mantiene mientras el trabajador no comunique la baja y debe cumplirse por meses naturales completos, independientemente de los días de actividad del mes.

El pago es responsabilidad del autónomo y debe liquidarse en el mes en curso, bien mediante el pago de los boletines de cotización, bien mediante domiciliación en una entidad financiera.

El retraso en su liquidación provocará recargos e intereses que aumentarán la cantidad final a abonar.

Hasta hace unos días, el recargo a aplicar era del 20% de la deuda independientemente del tiempo transcurrido.

obligaciones seguridad social

También se aplicarán intereses de demora desde el vencimiento del plazo reglamentario de ingreso y con un tipo de interés igual al interés legal del dinero vigente en cada momento del periodo de devengo con un incremento del 25%, salvo que la Ley de Presupuestos Generales del Estado establezca uno diferente.

Obligaciones de cotización

La cantidad a cotizar por un trabajador autónomo se calcula según la base de cotización que elija.

La base de cotización tiene un mínimo y un máximo, actualmente la base mínima para un trabajador autónomo es de 919,80€ y la máxima 3.642,00€, si el autónomo es mayor de 47 años la base máxima se reduce hasta los 1.945,80€.

La base de cotización representa el “sueldo” por el que el autónomo esta cotizando a la Seguridad Social para luego calcular diferentes prestaciones, como la jubilación.

La mayoría de los autónomos optan por la base mínima de cotización, 919,80€ en el caso de trabajadores autónomos y 1152,80 euros en el caso de los autónomos con más de 10 trabajadores y los autónomos societarios.

TIPOS DE COTIZACIÓN

Autónomo que se acoge a la

Incapacidad Temporal  (IT)

29,80%

(29,30% si además está acogido al sistema de protección por desempleo)

 

Autónomo que no se acoge a la

Incapacidad Temporal (IT)

26,50%

 

Tipo de cotización al sistema de protección por desempleo

(si está acogido al mismo)

2,20%

 

Así, si elegimos la base de cotización mínima y somos trabajadores autónomos, podremos calcular la cuota mensual que deberemos abonar.

SETA, trabajadores por cuenta propia agrarios

Con base entre 919,80€ y 1.071,60€ se aplicará un tipo de cotización del 18,75%, para cotizaciones superiores a 1.071,60€, lo que supere este cantidad será al 26,50%.

Obligaciones específicas

Según la actividad del autónomo, otras obligaciones se sumarán a las que ya hemos repasado en los apartados anteriores.

Licencia de apertura y actividad

Como autónomo puedes estar obligado a tener una licencia de apertura y actividad siempre que precises un local, nave u oficina para el desarrollo de tu actividad.

La licencia es municipal, con lo que deberás informarte en tu ayuntamiento de los requisitos específicos para tu actividad, te recomiendo que hagas esto antes de buscar local, así podrás tenerlo en cuenta a la hora de comprar o alquilar, no olvides que si el local no cumple con los requisitos, no podrás ejercer la actividad hasta que no se realice la adecuación.

Se debe solicitar una licencia de apertura y actividad al comienzo de una actividad, al modificar la actividad, al cambiar de dueños o al realizar modificaciones en el local.

Las actividades se clasifican en dos grupos para la licencia de apertura y actividad, actividades inocuas y actividades clasificadas o nocivas.

  • Actividades inocuas o no clasificadas: son aquellas que no son susceptibles de generar molestias, que no ponen en riesgo la salubridad ni pueden causar daños en el medio ambiente. Son actividades inocuas o no clasificadas las no nocivas ni peligrosas ni para las personas ni para el entorno por lo que su licencia de apertura requiere de menos comprobaciones y documentación.
  • Actividades clasificadas o nocivas: son aquellas que pueden resultar molestas, insalubres o peligrosas tanto para las personas como para el medio ambiente. Este tipo de licencia puede requerir de un procedimiento más largo y más costoso. Suele necesitar de la realización de un proyecto técnico para su aprobación por parte del ayuntamiento.

Los trámites y la documentación para solicitar una licencia de apertura dependerán de la normativa de cada municipio.

Para solicitar una licencia de actividad inocua se deberá cumplimentar el formulario específico de declaración responsable del ayuntamiento y aportar otras documentaciones que nos sean requeridas, como puede ser contrato de alquiler o escrituras, fotografías o planos del local.

Las licencias clasificadas requerirán de un proyecto técnico realizado por un profesional colegiado, arquitecto, arquitecto técnico, ingeniero técnico industrial, etc.

Existen empresas que ofrecen, no solo los informes técnicos para solicitar la licencia de apertura, también proponen e incluso realizan, las modificaciones necesarias para cumplir con la legislación vigente y los requisitos específicos del ayuntamiento en cuestión.

Así pues, la licencia de apertura y actividad para tu negocio va a suponer, además de un trabajo previo a empezar tu actividad, un coste.

Por un lado tendrás las tasas del ayuntamiento para tu actividad concreta que dependerán del tipo de actividad, del tamaño de tu local y de la situación del mismo. Consulta con tu ayuntamiento el coste en tasas antes de decidir la compra o alquiler de un local.

Pero como hemos visto, en la mayoría de los casos necesitaras al menos un informe técnico o un proyecto técnico avalado por un profesional colegiado.

El gran problema con las licencias de apertura y actividad, que se ha intentado solucionar con diferentes leyes y reglamentos, es el tiempo que se tardan en conceder, depende de la carga de trabajo del ayuntamiento y se puede demorar desde unos meses hasta incluso años.

Esta normativa dio lugar a las conocidas como licencias exprés, que para locales de menos de 300 metros cuadrados se permite la presentación de una declaración responsable donde nos comprometemos a conseguir la licencia de apertura y actividad y declaramos que el local cumple con la legislación vigente.

Este trámite previo a la concesión de la licencia nos permite comenzar la actividad en ese mismo momento, sin esperar a la licencia definitiva que llegará después de las pertinentes inspecciones del ayuntamiento en cuestión.

Firma electrónica

La firma electrónica es un método de identificación digital equivalente a la firma manuscrita que reconoce a las partes en una comunicación digital, garantizando la identidad de ambas y la no manipulación del mensaje.

La Entidad Pública de Certificación CERES, es el organismo encargado de autentificar y garantizar la confidencialidad e integridad de las comunicaciones entre los ciudadanos, las empresas y las administraciones públicas.

En un primer nivel se tienen los certificados electrónicos para personas físicas (particulares) y los de personas jurídicas.

Como autónomos utilizaremos el certificado electrónico de persona física, pero también existen los certificados de persona jurídica, el certificado de pertenencia a una empresa, el certificado de representante, y el certificado de factura electrónica.

Aunque todavía no es obligatorio el certificado electrónico para la relación entre el autónomo y las administraciones públicas, terminará siéndolo, ofrece importantes ventajas para realizar trámites de forma segura a través de Internet.

Algunos trámites que podrá realizar:

  • Presentación y liquidación de impuestos.
  • Presentación de recursos y reclamaciones.
  • Cumplimentación de los datos del censo de población y viviendas.
  • Consulta e inscripción en el padrón municipal.
  • Consulta de multas de circulación.
  • Consulta y trámites para solicitud de subvenciones.
  • Consulta de asignación de colegios electorales.
  • Actuaciones comunicadas.
  • Firma electrónica de documentos y formularios oficiales.

El autónomo podrá obtener el certificado digital en las diferentes certificadoras acreditadas, la más habitual, la Fábrica de Moneda y Timbre.

Los pasos para conseguir el certificado digital en la FNMT son los siguientes:

  1. Accede a la siguiente página de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Pincha en “Certificados”, elige “Persona física” y la opción de “Obtener certificado software” y “solicitar Certificado”

  1. Acreditar Identidad, la página de la FNMT devolverá un código que deberás presentar al acreditar tu identidad en una Oficina de Registro. En este caso cualquier delegación de Hacienda, o de la Seguridad Social.

IMPORTANTE pedir cita previa.

La documentación necesaria para la identificación será:

  • El código expedido por la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre.
  • El Documento Nacional de Identidad para ciudadanos de nacional española, o el Documento Nacional de Identificación de Extranjeros, o el Certificado de Ciudadano de la Unión Europea donde conste el NIE junto con el pasaporte o documento de identidad de país de origen.
  1. Descargar el Certificado digital de Usuario, aproximadamente 24 horas después de acreditar su identidad, podrá descargar el certificado desde la web de la FNMT utilizando el código de solicitud. 

LOPD, Ley Orgánica de Protección de Datos

Como cualquier empresa el autónomo deberá cumplir con la LOPD, Ley de Protección de Datos Personales, si recopila datos de carácter personal en su negocio.

Los supuestos más habituales son:

  1. Clientes potenciales: si ofrecemos información a posibles clientes particulares y almacenamos el nombre, teléfono o email del posible cliente. Por ejemplo los formularios de información en Internet.
  2. Clientes particulares: en nuestro negocio guardamos datos de clientes particulares, datos para facturación, para participar en una promoción, para enviar información, etc.
  3. Proveedores: guardamos datos de contacto personales de proveedores con los que trabajamos. Una agenda física o digital con nombres direcciones, teléfonos, etc.
  4. Trabajadores: si tenemos trabajadores estaremos almacenando los datos personales de los mismos, nombre, DNI, dirección, numero de la seguridad social, etc.

Además de estos casos hay algunos menos comunes, por eso, es importante que un profesional evalúe, primero la necesidad de adaptarte a la LOPD y después, según los datos que almacenas, el nivel de seguridad que te corresponde.

Existen tres niveles de seguridad:

  1. Nivel básico: se aplicará a los ficheros que solo contengan datos identificativos. Ejemplos: Nombre, domicilio, teléfono, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, imagen, firmas, correos electrónicos, datos bancarios, edad, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, etc.
  2. Nivel medio: se aplicará esta protección, a los ficheros que contengan datos relativos a solvencia patrimonial, operaciones financieras y de crédito. Ejemplos: datos de personalidad, hábitos de consumo, hábitos de carácter, datos de seguridad social, solvencia patrimonial y crédito, antecedentes penales, sanciones administrativas, pruebas psicotécnicas, etc.
  3. Nivel alto: se aplicará a los ficheros que contienen datos especialmente protegidos. Ejemplos: ideología, afiliación sindical y política, religión y creencias, origen racial, salud, alimentación, bajas laborales, tendencia sexual, etc.
  4. El autónomo será el responsable de estos datos y de su tratamiento al ser la persona que decide la finalidad, el contenido y el uso del tratamiento de los datos personales que almacena.

La LOPD obliga al autónomo a:

  • Inscripción de ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos.
  • Observar la calidad de los datos, que los datos sean adecuados y veraces.
  • Deber de guardar secreto, garantizar el cumplimiento de los deberes de secreto y seguridad.
  • Deber de información, informar y obtener consentimiento para la recogida y tratamiento de los datos personales.
  • Atención de los derechos de los ciudadanos, ARCO derecho de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición.

Aunque la Agencia de Protección de Datos es la autoridad de control independiente que vela por el cumplimiento de la normativa y garantiza el derecho fundamental a la protección de datos personales, es cada autónomo el responsable de implantar, bien personalmente o a través de una empresa especializada, las medidas necesarias para el cumplimiento, que son:

  • Identificación de los ficheros que contengan datos de carácter personal (clientes potenciales, empleados, clientes, proveedores, etc.)
  • Identificación del nivel de seguridad que se les aplica (básico, medio, alto).
  • Identificación del Administrador del Fichero.
  • Elaboración del Documento de Seguridad.
  • Formación al Responsable del Fichero.
  • Información a los propietarios de los datos, sobre la existencia de los ficheros.
  • Inscripción de los ficheros en el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos.

Además, si se produce un cambio importante en los sistemas de almacenamiento y control de los datos almacenados, o si el nivel de seguridad es medio o alto, existe la obligación de realizar una auditoría, interna o externa, de manera bianual.

El no cumplimiento de la LOPD puede acarrear importantes sanciones:

  • Las infracciones leves serán sancionadas con multas de 900 a 40.000€.
  • Las infracciones graves serán sancionadas con multas de 40.001 a 300.000€.
  • Las infracciones muy graves serán sancionadas con multas de 300.001 a 600.000€.

Esta Ley, además de reducir la cuantía de las sanciones de la ley original, añade la figura del apercibimiento, un paso previo a la sanción que nos permitirá subsanar las deficiencias encontradas antes de recibir una sanción en firme por parte de la Agencia Española de Protección de Datos.

Entre las novedades que aporta este reglamento están:

  1. Procurar el consentimiento inequívoco, y no tácito, del cliente para el uso de sus datos.
  2. Actualización de las cláusulas y políticas informativas en torno a la protección de datos.
  3. Figura del delegado de protección de datos.
  4. Evaluación de Impacto en la Protección de Datos Personales (PIA).
  5. Nuevos códigos de conducta para velar por la privacidad de datos.
  6. Certificados y sellos de cumplimiento de la LOPD y RGPD.

LSSI

LSSI, Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico

Como autónomo, si utilizamos cualquier sistema de publicidad electrónica, contamos con una web de nuestro negocio o enviamos emails o sms publicitarios, estaremos obligados a cumplir con esta ley.

Para adaptarnos a esta ley que regula la sociedad de la información y el comercio electrónico debemos ofrecer en nuestra web la siguiente información:

Datos generales de contacto

  • Nombre o Denominación Social.
  • Residencia o Domicilio (o dirección de establecimiento permanente).
  • Correo electrónico.
  • Cualquier otro dato para establecer comunicación directa y efectiva (Formulario de contacto, teléfono).

Datos de inscripción en el Registro

  • Autorización administrativa previa (si lo requiere).

Datos de profesión regulada

Profesión regulada es aquella profesión que sólo se puede ejercer mediante unas condiciones determinadas por una ley o norma legislativa. Las condiciones suelen ser unos estudios oficiales.

Por ejemplo, algunas profesiones reguladas son: dentista, farmacéutico, ingeniero, arquitecto…

En este caso, se deberá indicar:

  1. Los datos del Colegio profesional al que, en su caso, pertenezca y número de colegiado.
  2. El título académico oficial o profesional con el que cuente.
  3. El Estado de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo en el que se expidió dicho título y, en su caso, la correspondiente homologación o reconocimiento.
  4. Las normas profesionales aplicables al ejercicio de su profesión y los medios a través de los cuales se puedan conocer, incluidos los electrónicos.

Número de identificación fiscal que corresponda

  • NIF/CIF.

Cuando se haga referencia a precios

  • Se facilitará información clara y exacta sobre el precio del producto o servicio, indicando si incluye o no los impuestos aplicables y, en su caso, sobre los gastos de envío.

Códigos de conducta

  • Adherirte a un código de conducta es seguir un código de buenas prácticas que otros promocionan, por ejemplo: Sello aNerea o Confianza Online.
  • Y si ofrecen acceso telefónico a servicios de tarificación adicional (utilizan programas informáticos que efectúan funciones de marcación y que el usuario descarga), debe contar con su consentimiento previo, informado y expreso de:
  • Características, Funciones, Procedimiento (indicando el número que va a marcar),

Y si realizan actividades de contratación electrónica

Si las empresas realizan actividades de contratación electrónica, con carácter previo, deberán poner a disposición del usuario la siguiente información:

  • Trámites para celebrar el contrato.
  • Los distintos pasos que debe realizar el usuario para completar la compra.
  • Archivo del documento electrónico.
  • Si el prestador va a archivar el documento electrónico en el que se formaliza el contrato y si éste va a ser accesible.
  • Medios técnicos para identificar y corregir errores.
  • Modificar o eliminar los datos introducidos.
  • Lengua o lenguas en las que se formaliza el contrato.

Poner a disposición del usuario las condiciones generales y con posterioridad la obligación de confirmar la aceptación del contrato. El prestador lo suele realizar mediante el envío de un correo de confirmación del pedido.