La transformación digital de los autónomos: el futuro de las facturas electrónicas y su impacto en la economía española

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El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y Hacienda ha lanzado una consulta pública para establecer el reglamento que regulará la futura obligación de emitir facturas electrónicas para autónomos y empresas. Este cambio en la manera de emitir facturas busca disminuir el fraude fiscal y mejorar la transparencia en las transacciones comerciales.

En este artículo, analizaremos las líneas maestras de este nuevo reglamento y cómo afectará a los autónomos y las pequeñas y medianas empresas (pymes) en España.

 

La nueva obligación de emitir facturas electrónicas

La Ley de Creación y Crecimiento Empresarial, conocida como Ley Crea y Crece, establece la obligación de emitir facturas electrónicas para autónomos y empresas.

Este nuevo sistema permitirá un mayor control por parte de la Agencia Tributaria, ya que todas las facturas deberán remitirse automáticamente al Fisco.

Además, la factura electrónica será una herramienta para combatir la morosidad en los pequeños negocios, al proporcionar transparencia en los plazos de pago.

Plazos para la implementación

Una vez aprobado el reglamento, las empresas con una facturación anual superior a ocho millones de euros tendrán la obligación de facturar por medios electrónicos a partir de los doce meses posteriores a la aprobación del reglamento.

El resto de empresas y profesionales, que incluye a la mayoría de autónomos y pymes españoles, tendrán 24 meses para adaptarse.

Líneas maestras del nuevo sistema de facturación electrónica

El reglamento establece ocho líneas maestras para el nuevo sistema de facturación electrónica:

  • Un sistema intermediado: se basará en una red de plataformas de intercambio de facturas electrónicas sujetas a regulación en términos de seguridad y autenticación.
  • Sistema público de intercambio de facturas con la Agencia Tributaria: se implementará un sistema público de intercambio básico de facturas proporcionado por la Administración pública.
  • Formato interoperable: los sistemas deberán ser capaces de operar con diferentes formatos estructurados basados en estándares internacionales.
  • Interconexión: se asegurará la interconexión de las plataformas para facilitar el intercambio de facturas electrónicas.
  • Intercambio de fechas de pago de las facturas: los sistemas deberán ser capaces de intercambiar información sobre la fecha de pago efectivo de las facturas.
  • Un sistema especial para pymes y autónomos: se implementarán medidas de apoyo específicas para facilitar el uso de la factura electrónica en pymes y autónomos.
  • Transparencia para combatir la morosidad: se potenciará la transparencia como herramienta contra los abusos en los plazos de pago.
  • Cumplimiento de las obligaciones fiscales: se garantizará que los sistemas sean complementarios con la presentación de los modelos fiscales a las Administraciones Públicas.

 

Formato y datos de la facturas electrónicas

La factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura en papel y debe cumplir con ciertos requisitos legales y técnicos para ser válida.

Aunque los requisitos específicos pueden variar según el país, en general, una factura electrónica debe incluir los siguientes elementos:

  • Identificación del emisor: La factura debe incluir información que identifique al emisor, como el nombre o razón social, dirección, número de identificación fiscal (NIF) o registro tributario.
  • Identificación del receptor: La factura debe contener información que identifique al receptor o cliente, como el nombre o razón social, dirección y número de identificación fiscal (NIF) o registro tributario.
  • Número de factura: La factura electrónica debe contar con un número único y secuencial que permita su identificación y seguimiento.
  • Fecha de emisión: La fecha en que se emite la factura debe estar claramente indicada en el documento.
  • Descripción de los productos o servicios: La factura debe incluir una descripción detallada de los productos o servicios prestados, incluyendo las unidades, precios unitarios y cualquier descuento o cargo adicional aplicable.
  • Importe total: La factura debe especificar el importe total a pagar, incluyendo impuestos y otros cargos aplicables.
  • Impuestos: La factura electrónica debe detallar los impuestos aplicables, como el Impuesto al Valor Agregado (IVA) o cualquier otro impuesto específico del país, incluyendo las tasas y el importe correspondiente.
  • Moneda: La moneda en la que se expresan los importes de la factura debe estar claramente indicada.
  • Firma electrónica o certificado digital: Para garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica, es necesario que ésta cuente con una firma electrónica o un certificado digital emitido por una entidad certificadora reconocida.
  • Formato electrónico: La factura electrónica debe emitirse en un formato electrónico específico y estandarizado, como XML, PDF con firma digital, EDI, entre otros, según lo establecido por la legislación y las autoridades fiscales del país.

Es importante tener en cuenta que los requisitos para las facturas electrónicas pueden variar según la jurisdicción y que es fundamental cumplir con la normativa local para asegurar que la factura electrónica sea válida y aceptada por las autoridades fiscales.

Además, es posible que las empresas deban registrarse ante las autoridades fiscales para poder emitir facturas electrónicas y utilizar sistemas de facturación electrónica autorizados.

 
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Requisitos para la factura electrónica

Según la Ley Crea y Crece, las facturas electrónicas deben cumplir con los siguientes requisitos:

  • Las empresas deben contar con un programa de facturación electrónica para emitir y recibir las facturas.
  • Es necesario contar con firma electrónica y todas las facturas deben firmarse con el certificado electrónico.
  • Las facturas deben cumplir los requisitos del Reglamento de Facturación, que aún está en desarrollo.
  • El contenido de la factura electrónica debe ser el mismo que el de una factura convencional.

Las empresas y autónomos deben facilitar el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios, quienes deben poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas de forma gratuita.

El acceso a la factura electrónica debe mantenerse durante al menos cuatro años.

Condiciones para que los sistemas de facturación sean legales

El gobierno ha establecido condiciones para que los programas de facturación sean legales:

  • Por cada entrega de bienes o servicios, se debe generar un registro de facturación de alta, simultáneamente o antes de la expedición de la factura.
  • Se debe garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación, protegiendo los datos almacenados contra cualquier acción que comprometa su exactitud, autenticidad y completitud.
  • Los sistemas deben garantizar la trazabilidad de los registros de facturación, encadenándolos de manera que se pueda verificar su rastro siguiendo su secuencia de creación.
  • Los sistemas deben contar con todos los registros de facturación generados por ellos mismos.
  • Se debe contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones con el sistema informático, las operaciones realizadas con él y los sucesos producidos durante su uso.
  • La información con trascendencia tributaria debe estar debidamente disociada de la información confidencial de carácter no patrimonial, permitiendo el acceso directo a la Administración tributaria.

Sanciones por incumplimiento

A partir de 2024 o 2025, los autónomos que no se adapten a la normativa y no ofrezcan o faciliten la factura electrónica podrán enfrentarse a sanciones de hasta 10.000 euros, además de ser excluidos de subvenciones, ayudas y contrataciones públicas.

La transición hacia la facturación electrónica: ventajas y desafíos

El proceso de transición hacia la facturación electrónica presenta tanto ventajas como desafíos para autónomos y empresas.

Entre las ventajas destacan la eficiencia, la reducción de costes, la lucha contra el fraude fiscal y la morosidad, y la digitalización de las empresas.

Sin embargo, la implementación de este nuevo sistema también conlleva desafíos como la adaptación a nuevas tecnologías, la inversión en sistemas de facturación y la necesidad de formación y capacitación.

Ventajas de la facturación electrónica

  • Eficiencia: La facturación electrónica permite agilizar los procesos y reducir el tiempo dedicado a la emisión y gestión de facturas. Esto se traduce en una mayor eficiencia en la gestión empresarial y una reducción en los costes asociados a la facturación.
  • Reducción de costes: Al eliminar la necesidad de emitir y almacenar facturas en papel, se reduce el consumo de recursos y se disminuyen los costes asociados a la impresión, el almacenamiento y el envío de facturas físicas.
  • Lucha contra el fraude fiscal y la morosidad: La facturación electrónica permite a la Agencia Tributaria tener acceso en tiempo real a la información sobre las operaciones comerciales de autónomos y empresas, lo que facilita la detección de posibles fraudes fiscales. Además, al proporcionar transparencia sobre los plazos de pago, se favorece el cumplimiento de la normativa de morosidad comercial.
  • Digitalización de las empresas: La adopción de la facturación electrónica impulsa la digitalización de las empresas, especialmente de las pymes y autónomos, lo que a su vez potencia su competitividad en el mercado.

 

Desafíos de la facturación electrónica

  • Adaptación a nuevas tecnologías: La implementación de la facturación electrónica requiere que autónomos y empresas se adapten a nuevas tecnologías y sistemas de facturación, lo que puede resultar complicado para aquellos que no estén familiarizados con estas herramientas.
  • Inversión en sistemas de facturación: La adopción de la facturación electrónica implica la necesidad de invertir en sistemas de facturación compatibles con este nuevo modelo, lo que puede representar un coste adicional para autónomos y empresas.
  • Formación y capacitación: Para garantizar el correcto funcionamiento de los sistemas de facturación electrónica, es necesario que los usuarios reciban la formación y capacitación adecuada. Esto puede suponer un esfuerzo adicional tanto en tiempo como en recursos.

 

Conclusión

La transición hacia la facturación electrónica presenta ventajas significativas en términos de eficiencia, reducción de costes y lucha contra el fraude fiscal y la morosidad.

No obstante, también plantea desafíos en cuanto a la adaptación a nuevas tecnologías, la inversión en sistemas de facturación y la formación y capacitación necesaria.

Será esencial que autónomos y empresas se preparen adecuadamente para enfrentar estos desafíos y aprovechar al máximo las oportunidades que ofrece la facturación electrónica en el contexto empresarial actual.

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