Evita responsabilidades penales como compilance

¿Qué es el compliance?

El compliance es el nombre que recibe la función independiente que identifica, asesora, alerta, monitorea y reporta los riesgos de cumplimiento en las organizaciones, es decir, el riesgo de recibir sanciones por incumplimientos legales o regulatorios, sufrir pérdidas financieras o pérdidas de reputación por fallas de cumplimiento con las leyes aplicables, las regulaciones, los códigos de conducta y los estándares de buenas prácticas.

Consiste en la elaboración de un modelo de prevención y protección de delitos, en el que deben estar todos los miembros de la empresa, además contiene aspectos como el mapa de riesgos, un procedimiento para la toma de decisiones, sistema disciplinario de sanciones, el establecimiento de unas vías de denuncia, una evaluación periódica del modelo de prevención, modelo de gestión y administración, etc…

Por lo tanto, esto afectaría tanto al comercio online que no haya cumplido con la Ley de Protección de datos, como a la pequeña editorial que se vea implicada en un caso de injurias, insultos o agresión entre un trabajador y un cliente, entendiendo así que el compliance sirve para proteger y regular la actividad de la empresa de cualquier hecho que suponga un delito.

Entonces, ¿qué implica esta función?

En otras palabras, esto significa que si un trabajador infringe la ley o comete un delito durante su horario laboral, la justicia actuará igual sobre el trabajador y sobre la empresa, ya que,  en consecuencia con la Ley Orgánica 1/2015 la responsabilidad recae sobre los dos y las personas jurídicas adquieren responsabilidad al delinquir en el ámbito laboral y deben cumplir con la pena impuesta.

Es decir, así las empresas tiene todas las de perder por la actuación de sus empleados, aunque si se sabe que la compañía aplicaba el compliance y se demuestra que el error ha sido únicamente del empleado que ha cometido la infracción, la empresa quedará exenta de responsabilidad penal, por lo tanto el compliance es una forma de preparar a tu negocio para que todos los riesgos estén cubiertos.

Pero el cumplimiento de esta ley no sólo afecta a grandes empresas, además las pymes y los autónomos también deben cumplir estas normas, sin embargo, actualmente las pequeñas empresas no son verdaderamente conscientes de la importancia que tiene el compliance.

¿Para qué sirve?

El compliance por lo tanto, sirve para velar por el cumplimiento tanto de las normas impuestas como de las obligaciones asumidas voluntariamente. Como resultado, se trata de una función que gana protagonismo con el incremento de las obligaciones que afectan a las actividades empresariales y su creciente importancia para evitar daños económicos y reputacionales.

• Incidentes en las áreas que afectan a la empresa: el compliance informa periódicamente a la máxima dirección de los aspectos críticos previamente recopilados y analizados, propone y ejecuta acciones de mejora que sean aprobadas.
• Lagunas y duplicidades: optimiza las políticas, los controles y procedimientos, tratando de conseguir los objetivos de cumplimiento de varios bloques normativos al mismo tiempo.
• Establecer mecanismos de vigilancia y control que permitan prevenir y detectar incidentes de cumplimiento: Con el compliance siempre estás alerta respecto a las nuevas normas o interpretaciones de las mismas que afecten a la operativa de negocio, informando y asesorando  de ello a la máxima dirección. Suele hacerlo con ciclos de formación y campañas de sensibilización internas.
• Integrar las políticas, procedimientos y controles de Compliance dentro de la operativa ordinaria de negocio, de forma que se desarrollen con normalidad y no de manera paralela a los mismos: Existen normas internacionales  que facilitan directrices útiles para estructurar sistemas de gestión de cumplimiento (compliance management systems). Estas normas recopilan buenas prácticas internacionales al respecto, de modo que puedan adoptarse medidas organizativas adecuadas para que la función de Compliance desarrolle su cometido.

En conclusión

Es imprescindible (aunque no obligatorio) que las grandes empresas tengan un modelo de prevención y detección de delitos para realizar contratos mercantiles por lo que su uso está ligado a la regulación de las relaciones empresariales, sin embargo, las pequeñas y medianas empresas no suelen contar con los recursos suficientes para establecer una oficina de cumplimiento legal y normativo con un director responsable. La ley hace diferencias en función del tamaño de las empresas, y para aquellas que sean sociedades pequeñas el ejercicio del director de cumplimiento normativo recae sobre el administrador único de la empresa, al igual que le sucede al autónomo, lo que reduce costes y simplifica la implantación del modelo compliance tan necesario para la actividad empresarial y profesional.

Gracias al compliance podríamos hablar de otro nuevo puesto de trabajo; el compliance officer, gracias al cual se tiene en cuenta todo lo relacionado con el buen funcionamiento y la legalidad de la empresa.

Si tienes cualquier duda sobre el compilance o sobre cualquier otro trámite no dudes en ponerte en manos de una asesoría y gestoría experta como Gestorum, donde los mejores profesionales respaldados por la última tecnología, se encargarán de la parte administrativa para que tu te dediques cien por cien a tu negocio.