Cómo hacer la nómina de un trabajador por cuenta ajena

Cuando nos iniciamos en el mundo del emprendimiento, entre las muchas incógnitas que pueden surgir está cómo podemos hacer la nómina de un trabajador por cuenta ajena.

Introducción a la nómina de un trabajador por cuenta ajena

A continuación, en Gestorum, te contamos cómo hacer una nómina de forma correcta y todo lo que esta debe tener.

El plazo de entrega y pago de las nóminas de nuestros trabajadores es uno de los puntos más importantes para el buen funcionamiento de nuestro negocio y esto se suma a las múltiples obligaciones que los autónomos tienen de por sí.

Al igual que en todos los documentos justificativos de las relaciones laborales o mercantiles, las nóminas son con lo que el trabajador cobra por sus rendimientos de trabajo.

La legislación vigente, con la Orden ESS/2098/2014, de 6 de noviembre, establece un formato de nómina.

Salario bruto

Este, junto al salario neto, es uno de los conceptos principales de una nómina. El salario bruto hace referencia a la cuantía total de la nómina, sin retenciones del IRPF y en concepto de cotización a la Seguridad Social.

Según el artículo 26 del Estatuto de los Trabajadores, el salario bruto está compuesto por lo siguiente:

Percepciones salariales

Las percepciones salariales corresponden al salario base, las horas extraordinarias, los salarios en especie, las pagas extraordinarias prorrateadas a las que ha de hacer frente el autónomo o la sociedad empleadores.

Por lo general, estas percepciones cotizan a la Seguridad Social y vienen determinadas por el convenio colectivo de la actividad que se desarrolle, aunque se puede estipular, previa negociación con la empresa, cuantías superiores a las indicadas en el convenio dependiendo de la cualificación y experiencia del trabajador y de la competencia que para ese puesto de trabajo haya en el mercado laboral.

El salario condiciona los siguientes aspectos:

• La base imponible a efectos de tributación.
• La cuantía de la indemnización en casos de extinción de la relación laboral.
• La cuantía de los medios de protección que garantizan el estado de bienestar, esto es prestación por desempleo, jubilación, etc.

Percepciones extrasalariales o no salariales

Estas percepciones son las cantidades recibidas por prestaciones o indemnizaciones de la Seguridad Social, indemnizaciones por gastos relacionados con la actividad (prendas de trabajo, dietas de viaje, gastos de locomoción…) así como indemnizaciones por traslados, despidos y suspensiones. Estas percepciones extrasalariales corren a cargo bien de la empresa o de la propia Administración.

Estas no cotizan a la Seguridad Social.

Salario neto

Por otro lado, el salario neto es el salario real, la cantidad que percibirá el trabajador cuando cobre la nómina.

Al salario bruto se le resta la suma de las cotizaciones a la Seguridad social y las retenciones del IRPF.

Cotizaciones a la seguridad social

Las cotizaciones a la seguridad social las asume, en mayor parte, el empresario.

Cuando calculemos cotizaciones a la Seguridad Social que corren a cargo de la empresa influirán  los siguientes aspectos:

• Salario bruto anual
• Tipo de contrato de trabajo
• Tipo de jornada
• Edad del trabajador
• Número de pagas

Tipo de cotización para la empresa contratante

Es el empresario el que asume parte de los costes en materia de cotización a la Seguridad Social de sus trabajadores. Este ingreso se realiza en el momento del abono de la nómina descontándole las siguientes cuatro partidas que debes tener muy presentes a la hora de contratar a un trabajador:

• Cotización por contingencias comunes: Este concepto cotiza al tipo 23,60% del sueldo bruto.
• Cotización por desempleo: Cotiza al 5,50% en contratos indefinidos y 6,70% en contratos temporales.
• Cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales: el porcentaje depende de las tablas de cotización para cada actividad, pudiendo oscilar entre el 1% para trabajadores de oficina, el 1,85% en el comercio al por menor, el 3,60% en actividades de limpieza y seguridad y el 6,70% en actividades de alta riesgo como la construcción o el transporte por carretera.
• Cotización por formación profesional: al tipo 0,60%
• Cotización al Fondo de Garantía Salarial (Fogasa): al tipo 0,20%

Bonificaciones a la contratación

Para amortizar los costes de las cotizaciones a la Seguridad Social por parte de los empresarios, hay algunas bonificaciones de las cuotas si se ayuda a la contratación de determinados tipos de trabajadores.

Cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del trabajador

Se compone de tres partidas

• Cotización por contingencias comunes: al tipo 4,70% del sueldo bruto
• Cotización por formación: al tipo 0,10%
• Cotización por desempleo: al tipo 1,55% en contratos indefinidos, 1,60% en contratos temporales), lo que en total supone un 6,35% del sueldo bruto

Retenciones en el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF)

El porcentaje de retención en el IRPF es variable.

En este caso influyen el volumen de ingresos que hay que deducir de la nómina y que el empresario debe ingresar en Hacienda trimestralmente como anticipo del IRPF a cuenta del trabajador y las ciertas circunstancias personales del trabajador contratado, como pueden ser:

• Estado civil e ingresos del cónyuge
• Año de nacimiento
• Grado de discapacidad
• Descendientes y Ascendientes
• Pagos de préstamos por vivienda habitual

Estructura de la nómina de un trabajador por cuenta ajena

El formato general de nómina debe incluir el salario bruto, el salario neto y las retenciones en el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas. Pero, además, en Gestorum te contamos cuál debe ser la estructura de este documento.

Encabezado de la nómina

Este apartado es el primero que nos encontramos, e incluye los datos que identifican a la empresa y también al trabajador o trabajadora.

• Datos de la empresa: Dirección física del centro de trabajo, NIF y código de cuenta de identificación.
• Datos del trabajador: Nombre, NIF, número de afiliación a la Seguridad Social, grupo profesional o categoría de puesto de trabajo, grupo de cotización y antigüedad.

Periodo de liquidación de la nómina

Esto hace referencia al mes natural. No obstante, debemos saber que hay grupos de cotización en los que es obligatorio un periodo de devengo diario.

Devengos al detalle

Aquí se incluirán los ingresos que recibirá el trabajador o trabajadora, divididos en percepciones salariales y extrasalariales que computan el salario bruto.

Deducciones a la Seguridad Social y retenciones

A las percepciones salariales y no salariales, deberemos añadir las deducciones. Esto es la cantidad que la empresa ingresa en cotizaciones a la Seguridad Social y en IRPF a Hacienda por el trabajador.

Líquido a percibir

Esto es el salario neto. Es decir, la cantidad que el trabajador o trabajadora percibirá en su cuenta bancaria cuando cobre la nómina.

Bases de cotización

La nómina deberá incluir las bases de cotización a la Seguridad Social junto a las bases de IRPF.

Lugar en el que se emite la nómina

Aquí debemos añadir el lugar donde se emite la nómina, así como la firma y el sello de la compañía.

También deberá firmar el trabajador como demostración de que ha aceptado su nómina.

Si te resulta especialmente difícil y engorrosa el desarrollo de una nómina de un trabajador por cuenta ajena o la gestión de las nóminas de tus trabajadores recuerda que, con Gestorum, podrás recibir servicio de asesoría laboral.