¿Qué es la facturación de una empresa? Todo lo que debes saber sobre el proceso de facturación
Todos los empresarios o trabajadores autónomos que realicen una actividad están obligados a expedir facturas. Por tanto, la facturación es una de las obligaciones más importantes que deben cumplir los profesionales y empresarios, ya que afecta directamente al funcionamiento de la empresa.
Índice
¿Qué es la facturación de una empresa?
La facturación es la acción que hace referencia a todos los movimientos relacionados con la creación, generación, envío y cobro de las facturas de una empresa. En este proceso se enmarcan todos los pasos que debe seguir un empresario o autónomo para generar y cobrar una factura.
Recordemos que las facturas son documentos o cuentas mercantiles sonde se detallan los productos o servicios que presta una empresa, con su correspondiente precio y donde se confirma su compraventa. Además, para que estas facturas sean válidas, deben cumplir con la normativa establecida.
Como avanzábamos, las obligaciones de facturación afectan directamente a todos los empresarios y autónomos que realizan una actividad, ya que tienen la obligación de entregar a sus clientes las facturas por la compraventa de sus productos o servicios.
¿Cómo se realiza la facturación de una empresa?
Para llevar a cabo la facturación de una empresa, es necesario saber cómo generar facturas. Por tanto, uno de los primeros pasos es conocer cuáles son los elementos obligatorios que deben componer las facturas:
- Número de factura (y serie numérica, que ha de ser secuencial y sin saltos).
- Fecha en la que se emite la factura.
- Fecha de la realización de la operación en caso de que no coincida con la fecha de emisión.
- Datos del emisor de la factura, así como del destinatario: nombre o razón social completos, NIF (en caso de autónomos) o CIF (en caso de empresas) y dirección.
- Descripción de las operaciones.
- Tipo impositivo (IVA y, en caso de autónomos, IRPF en las circunstancias que indica la normativa).
- Cuota tributaria.
- El importe final que pagar.
¿Qué es la dirección de facturación?
La dirección de facturación es el domicilio fiscal de la empresa, o lo que es lo mismo, la dirección que la empresa le comunica a Hacienda en su alta. El cliente siempre debe enviar también su dirección de facturación, como dirección válida para enviar la factura y para todas las comunicaciones relevantes.
¿Cómo se mejora el proceso de facturación de una empresa?
La facturación, como hemos indicado, es uno de los procesos más importantes para el buen funcionamiento de una empresa. Si no realizamos de forma correcta esta parte de la actividad empresarial, es muy posible que tengamos problemas con proveedores y clientes.
Por eso mismo, debemos buscar siempre optimizar este proceso.
Dale importancia al proceso
El primer paso para mejorar el proceso de facturación es otorgarle la importancia y relevancia que tiene para el funcionamiento de nuestro negocio.
Dedica tiempo a la facturación de tu empresa
Es necesario llevar un control exhaustivo para facturar todos los trabajos que hayamos finalizado o productos que hayamos enviado para que se facturen de forma rápida, se envíe la factura y cobremos en el plazo más corto posible.
Registra el trabajo que se realice
Es importante disponer de un documento que se actualice continuamente y donde aparezcan todos los trabajos que estamos llevando a cabo dentro de la empresa.
Define la periodicidad de facturación
Debemos acordar con nuestros clientes cuándo les facturaremos por los trabajos que estamos realizando para ellos.
También puedes solicitarle facturar por partes, por ejemplo, en un trabajo que se prolongue en el tiempo, puedes pedirle un cuarto al principio, otro a la mitad y el resto en la entrega.
Deja claros cuáles serán los términos de pago
Marca, desde un principio, cuáles serán los términos de pago con tus clientes y asegúrate de que estos quedan claros en la factura que envías a tu cliente.
Indica cuántos días tiene para hacer el ingreso de la cantidad indicada desde el momento en que recibe la orden.
Vigila las facturas que se no han pagado
Los empresarios y autónomos bien saben que, en muchas ocasiones, se da la situación de que los clientes no pagan por el producto o servicio que les has prestado. Por eso mismo, es importante hacer un seguimiento de las facturas pagadas o pendientes.
Crea facturas profesionales
A pesar de que las facturas solo deben incluir unos datos obligatorios concretos, es importante que cuentes con un modelo de factura que demuestre profesionalidad.
¿Qué es el ciclo de facturación de una empresa?
El ciclo de facturación hace referencia al tiempo que transcurre desde que se realizan las compras o inversiones necesarias hasta el modelo en el que se cobran las compras o inversiones.
Por tanto, el ciclo de facturación afecta de manera relevante a la economía y sostenibilidad de una empresa. Debemos saber que cuanto menor sea el ciclo de facturación, más rentable será la empresa, por eso mismo existe una tendencia a reducir, siempre que sea posible, los ciclos de facturación de estas.
Así, nos encontramos con las fases por las que pasa una factura en este ciclo de facturación:
- Emisión de la factura: En este punto es donde se inicia la vida de la factura. Desde Gestorum recomendamos escoger un método electrónico para generar y enviar facturas, ya que llegará antes a nuestros clientes.
Y es que, si utilizamos un sistema de facturación tradicional, puede darse la situación de que emitamos la factura y le perdamos la pista.
- Recepción de la factura: Gracias a los sistemas de automatización del proceso de facturación es posible que veas cuándo el cliente la ha abierto, leído y si ha detectado algún problema en ella.
- Aceptación de la factura. El cliente debe mostrar su conformidad con el contenido de la factura para realizar el pago.
- Cobro de la factura. Cuando ambas partes se encuentren de acuerdo, se procede al pago de la factura. Para ello, tendrás que esperar a que tu cliente pague el precio de lo que ha adquirido.
Si quieres más información sobre la facturación y su proceso, no dudes en contar con una gestoría de confianza, donde los mejores expertos se encargarán de estos trámites, así como de explicarte todo lo que necesites saber sobre el proceso de facturación.
